⚠️ Важно:

• Чтобы запланировать мероприятие, у вас должна быть роль ведущего или организатора.

• Ведущий может планировать и редактировать только свои мероприятия.

• Если вы записываете сотрудников на курс, количество участников не ограничено. 

• На мероприятии в комнате одновременно может находиться не более 300 участников. При этом ведущие и наблюдатели в этот лимит не входят — они в любом случае смогут зайти на мероприятие.

Что есть в разделе «Мероприятия»

Запланировать мероприятие вы можете через вкладку «Мероприятия». Для этого нажмите на нее, после этого вы попадете на страницу планирования. Она делится на 2 раздела: «Мои» и «Организации».

В разделе «Мои» вы будете видеть все ваши мероприятия, которые у вас были запланированы или уже завершены. Все они будут находиться во вкладке «Провожу».

Во вкладке «Организации» видны все мероприятия, которые провела организация за все время. С помощью поиска и фильтров можно найти конкретное мероприятие и посмотреть его дату, название, ведущего, увидеть ссылку на само мероприятие, статус, сколько записано человек, лимит и т. п.

Как запланировать мероприятие

Шаг 1. Откройте форму для создания мероприятия

Нажмите на кнопку «Запланировать». Перед вами откроется форма для создания мероприятия.

✨ Подсказка: вы можете нажать на кнопку из любого раздела («Мои» или «Организации»), так как кнопка есть и там и там. Это не повлияет на планирование мероприятия.

Шаг 2. Добавьте информацию, выберите дату, время и назначьте ведущего мероприятия

Описание мероприятия

Придумайте описание мероприятия, чтобы участники смогли ознакомиться с его ключевыми моментами.

✨ Подсказка: описание по умолчанию отключено, вы можете его включить. Для этого переключите бегунок, чтобы он был синего цвета.

Сценарий

В блоке «Сценарий» выберите сценарий из списка, по которому вы будете проводить мероприятие. После этого автоматически подтянутся блоки с датой, временем и ведущим, которые вы сможете настроить.

💡 Совет: обязательно проверьте, чтобы около сценария был статус «Комната». Это означает, что встреча будет проходить со всеми участниками одновременно в комнате мероприятия.

✨ Подсказки:

• Чтобы выбрать сценарий, он должен быть опубликован. 

• Чтобы выбрать вашего тренера в качестве ведущего, у него должна быть соответствующая роль.

• Если в сценарии несколько модулей, необходимо заполнить все — для каждого можно назначить разных ведущих.

• Поле «Длительность» заполняется автоматически (время из конструктора) и не редактируется.

• Плановое и фактическое время может отличаться — отследить это можно в аналитике по мероприятию.

Создание группы в мероприятии

Если вам нужно, чтобы по конкретному сценарию прошло сразу несколько мероприятий, то вы можете создать дополнительную группу. Для этого нажмите на кнопку «Создать группу». В этом случае система добавит дополнительный блок с датой, временем и ведущим, и сверху появятся дополнительные поля, чтобы написать название групп.

Если группа вам не нужна, то нажмите на корзину около нужной группы. Она удалится.

Шаг 3. Добавление участников, настройка лимита и уведомлений

В блоке записи на мероприятие вы можете добавить участников, а также настроить все так, чтобы они могли сами зарегистрироваться. 

Также у вас есть возможность установить лимит по записи и настроить уведомления, которые получат участники и ведущие после создания мероприятия.

✨ Подсказка: можно использовать как один из способов, так и несколько одновременно.

Записать самостоятельно

Здесь вы можете добавить список участников, которые должны посетить ваше мероприятие.

⚠️ Важно: если в настройках вы отключили другие способы записи (например, по рекомендации или гостевой доступ), то попасть на мероприятие смогут только те участники, которых вы добавите в список.

Как добавить участников:

1. Нажмите на кнопку «Открыть». Откроется поле, где будут отображаться записанные на мероприятие участники.

2. Нажмите на кнопку «Добавить участников» и выберите один из способов добавления: «Добавить из организации», «Пригласить по почте», «Загрузить пользователей из CSV».

3. Нажмите на кнопку «Сохранить».

✨ Подсказка: если у вас мероприятие состоит из нескольких групп, то после сохранения изменений все участники автоматически распределяются между группами.
Состав групп можно потом изменить вручную. Для этого нажмите на имя участника и выберите группу, куда его нужно перенести.

Добавить из организации

Если у участника уже есть профиль на платформе ТренингСпэйс, то его можно добавить через список организации. Система покажет общий список сотрудников, у которых есть аккаунт. 

Если вам нужно найти определенного участника, то воспользуйтесь поиском и фильтрами по группам и должностям сотрудников.

После того как вы выбрали нужных участников, нажмите на кнопку «Добавить».

Приглашение по почте

Здесь вы можете отправить персональные приглашения по электронной почте. Письма получат как участники, уже добавленные в систему (если у них указан адрес и не отключена рассылка), так и новые контакты, которые вы укажете вручную.

 Чтобы пригласить участника: добавьте почту, нажмите Enter и на кнопку «Пригласить».

Загрузить пользователей через CSV

Вы можете добавить участников списком — загрузите файл в формате CSV.

✨ Подсказка: если участник уже есть на платформе, он будет автоматически записан на мероприятие. Если его нет, на указанную почту придет приглашение для завершения регистрации.

Чтобы добавить пользователей:

1. Нажмите на кнопку «Добавить участников», выберите пункт «Загрузить пользователей через CSV».

2. Скачайте шаблон и заполните его. Укажите имена, фамилии и почты участников.

3. Сохраните файл и загрузите его на платформу. Перетащите файл в окно загрузки или нажмите «Выбрать на устройстве».

4. Нажмите на кнопку «Добавить».

Запись по рекомендации

Если участник самостоятельно принимает решение об участии в мероприятии, ему можно рекомендовать прохождение. Для этого включите переключатель «Запись по рекомендации», зайдите в появившиеся настройки и выберите признаки, по которым будет рекомендовано прохождение мероприятия.

Участники с активными аккаунтами на платформе получат ссылку на мероприятие с рекомендацией для записи по электронной почте, и оно появится в разделе «Мои мероприятия». 

Если участник заинтересуется, то он может перейти на страницу мероприятия, ознакомиться с ним, принять решение об участии и записаться.

При включении этой возможности вы увидите дополнительное поле «Лимит записи». Если вы включите его, то сможете установить лимит, сколько может записаться человек на мероприятие, например, не больше 50. Если настройка отключена, то запись не ограничена.

Регистрация аккаунта в организации

С помощью этого способа на мероприятие сможет попасть любой сотрудник вашей организации, при этом не важно, есть у него аккаунт на платформе или нет.

Включите переключатель «Регистрация аккаунта в организации». В этом случае участники заполняют форму регистрации, чтобы создать персональный аккаунт в организации. После этого у них появится кнопка для подключения к мероприятию.

При включении этой возможности вы увидите дополнительное поле «Лимит записи». Если вы включите его, то сможете установить лимит, сколько может записаться человек на мероприятие, например, не больше 50. Если настройка отключена, то запись не ограничена.

Гостевой доступ

Второй способ, когда сотрудник может попасть без учетной записи на платформе. Если вы выберете его, то при входе на мероприятие участнику будет достаточно указать имя и фамилию, после этого у него появится возможность на подключение к мероприятию.

⚠️ Важно: не рекомендуется использовать этот способ, если ваши сотрудники регулярно проходят обучение на платформе, потому что вы не сможете выгружать в отчеты историю обучения сотрудника.

При включении этой возможности вы увидите дополнительное поле «Лимит записи». Если вы включите его, то сможете установить лимит, сколько может записаться человек на мероприятие, например, не больше 50. Если настройка отключена, то запись не ограничена.

Шаг 4. Настройте уведомления для участников и ведущего

Нажмите «Настройки уведомлений». Отметьте уведомления, которые нужно отправить участникам и ведущему на почту. Например, подтверждение регистрации на мероприятие.

Шаг 5. Сохраните запланированное мероприятие

После того как вы выставили все настройки, нажмите на галочку, чтобы сохранить мероприятие, и оно добавится в раздел «Запланированные» на странице мероприятий.

Список участников

Вы можете скачать Excel-файл со всеми участниками, чтобы проверить, все ли записались, или для внутреннего отчета. Для этого на странице мероприятия нажмите на три точки и выберите пункт «Скачать список участников».

✨ Подсказка: такая же возможность есть на странице завершенного мероприятия. Для этого зайдите в мероприятие из блока «Завершенные» и нажмите на кнопку скачивания.

Нужна помощь

Пишите в чат — всегда поможем 💬