роли пользователей

Администратор

Управление пользователями, рассылками, настройка интеграций

Основные возможности администратора

Администратору доступен раздел меню «Настройки»:

  • Пользователи — пригласить новых пользователей, изменить данные по уже существующим
  • Группы — объединить пользователей в группы для быстрой записи на тренинг
  • Уведомления — настроить email- и push-уведомления
  • Организация — указать данные о компании для рассылок
  • Справочник — задать категории учебных программ

Управление пользователями: как добавлять новых и редактировать старых

Во вкладке «Пользователи» администратор может добавлять новых и изменять данные старых пользователей.
Главный экран раздела «Пользователи».
Фильтры по роли
и группе пользователей
Поиск по фамилии, имени и почте
Выслать приглашение на почту
Загрузить csv-файл с новыми пользователями

По каждому пользователю выводится список ролей, почта и группы пользователей, в которых он состоит.

Как добавить новых пользователей? Есть три варианта:


Чтобы изменить данные участника нажмите на его строку в списке. Откроется меню редактирования:
Экран редактирования данных пользователя.
Вы можете изменить любые данные пользователя (кроме email), назначить/удалить роли. Нажмите «Сохранить» после изменений.

Управление группами: как создать и добавить пользователей

Пользователей объединяют в группы, чтобы тренеру было проще записывать участников на обучение. Как только администратор создаст группу, тренер сможет использовать ее в «Расписании» как фильтр при записи участников.
Главный экран раздела управления группами пользователей.
Как создать группу и добавить участников:
1. Нажмите «Создать группу».
2. Укажите название. Можете добавить описание, чтобы лучше ориентироваться в группах. Описание видит только администратор.
3. Нажмите «Добавить участника». Найдите нужного участника, используя поиск по имени, фамилии или почте. Нажмите на участника, чтобы добавить его в группу.
4. Нажмите «Сохранить».
Экран редактирования группы и добавления участников.

Как назначить сотруднику дополнительные роли

1. Зайдите в раздел «Настройки».
2. Во вкладке «Пользователи» найдите нужного сотрудника по фамилии или email и откройте его карточку.
3. Установите галочки рядом с нужными названиями ролей.
Экран редактирования данных пользователя, на котором администратор может задать нужные роли.

Как настроить уведомления

Рассылки пользователям вы можете настроить на экране «Уведомления».
Главный экран раздела «Уведомления».
Все уведомления разбиты по темам:
  • системные уведомления;
  • уведомления, связанные с учебной программой;
  • уведомления, связанные с онлайн-тренингом;
  • уведомления, связанные с комментариями.
Уведомления можно отправлять в 2-х видах:
  • Email — письмо на почту пользователя;
  • Push — пуш-уведомление на мобильном устройстве с установленным приложением ТренингСпэйс.
По каждому уведомлению можно включить/отключить Email и Push.

Чтобы отредактировать шаблон уведомления, нажмите на него. Появится окно редактора.
Пример создания email-уведомления.
Пример создания push-уведомления.
В редакторе уведомлений доступны:

  • 2 вкладки для шаблонов Email и Push;
  • включение/отключение этого вида уведомлений;
  • тема и текст;
  • время до начала тренинга (для уведомлений, связанных с онлайн-тренингом; в минутах).

В «Тему» и «Текст» вы можете добавлять нужные параметры. Параметры начинаются с символа @ и нужны, чтобы сделать шаблон универсальным. Возьмем для примера «Предупреждение о старте тренинга и ссылка на виртуальную комнату» — шаблон email и само письмо.
Добрый день, @имя_получателя!

Напоминаем, что тренинг «@название_тренинга» начнётся @дата_и_время_начала_тренинга (время московское)

Для входа в комнату тренинга используйте ссылку
@ссылка_на_виртуальную_комнату_тренинга

——
С уважением,
Команда @название_организации
Добрый день, Петр!

Напоминаем, что тренинг «Старт — продукты компании» начнётся 1.12.2018 в 10:00 (время московское)

Для входа в комнату тренинга используйте ссылку
https://trainingspace.page.link/?apn=online.trainingspace&ibi=online.trainingspace&isi=1407

——
С уважением,
Команда TopSales
Добрый день, @имя_получателя!

Напоминаем, что тренинг «@название_тренинга» начнется @дата_и_время_начала_тренинга (время московское)

Для входа в комнату тренинга используйте ссылку
@ссылка_на_виртуальную_комнату_тренинга

——
С уважением,
Команда @название_организации
Добрый день, Петр!

Напоминаем, что тренинг «Старт — продукты компании» начнётся 1.12.2018 в 10:00 (время московское)

Для входа в комнату тренинга используйте ссылку
https://trainingspace.page.link/?apn=online.trainingspace&ibi=online.trainingspace&isi=1407

——
С уважением,
Команда TopSales
Параметры бывают 3 видов: текстовые, кнопки и ссылки.

Для email доступны все виды, для push — только текстовые.
Ссылка в Email-уведомлении:
  • @ссылка_для_подтверждения_почты
  • @ссылка_на_виртуальную_комнату_тренинга
  • @ссылка_на_восстановление_пароля
  • @ссылка_на_материал
  • @ссылка_на_материал_с_комментарием

Для каждого уведомления есть свой набор доступных параметров.

В этой таблице вы можете посмотреть по каждому уведомлению:
  • в каком случае отправляется;
  • кому;
  • набор доступных параметров.

Также на экране «Организация» можно указать данные о компании, которые будут использоваться в уведомлениях:
  • название — параметр @название_организации;
  • телефон, сайт, email — не используются как параметры для уведомлений на данный момент;
  • логотип организации — изображение в начале Email-уведомлений.

После внесения любых изменений нажмите «Сохранить» на экране со всеми уведомлениями.

Категории учебных программ

На вкладке «Справочник» вы можете создавать категории учебных программ. Это способ поделить учебные программы «по папкам»: например, Онлайн, Раздатка, Микрообучение. Категорию указывает методолог в параметрах учебной программы.

Кто и где использует фильтр по категориям:
  • тренеры в «Расписании»;
  • методологи в «Программах организации»;
  • участники в «Каталоге».
Главный экран раздела «Справочник».
Для создания новой категории нажмите «Создать категорию», введите название и сохраните.
Окно создания новой категории.

Как сменить автора учебной программы

В меню конструктора выберите пункт «Программы организации»:
Выберите нужную программу и нажмите «Настройки»:
Выберите пользователя с ролью «Методолог», которому хотите присвоить программу:
Сохраните изменения (полностью публиковать программу не обязательно).

Программа будет закреплена за другим методологом и начнет отображаться у него в пункте меню «Мои программы». У бывшего методолога программы она перестанет отображаться в аналитике. Для тренера программы все остается без изменений.

Дополнительные поля

Администратор может создавать собственные поля организации, объектами которых могут быть пользователи, программа, блок или юнит. Используйте дополнительные поля, если вам по каким-то причинам не хватает стандартных. Например, вы можете указать при импорте пользователей их принадлежность к отделам или направлениям, уровни допуска или другую информацию.

Дополнительные поля облегчают поиск пользователей, назначение обучения, анализ результатов. На их основе любой пользователь организации может создать и использовать фильтр.

Чтобы перейти в раздел, откройте боковое меню: «Настройки» — «Дополнительные поля».
Выберите в меню нужный пункт.
Нажмите «Добавить», чтобы создать новое поле. Далее — заполните поля формы:

  • Категория
  • Тип поля
  • Название поля
  • Идентификатор на латинице
Страница создания нового пользовательского поля.

Категория

Выберите, к чему будет относится дополнительное поле — к пользователю, программе, блоку или юниту.
Пользователь
Дополнительные поля этого типа отображаются в профиле пользователя, в тренинг-сессии на вкладке «Об участнике» и на странице «Настройки» → «Пользователи» в меню администратора.

Вы можете запретить редактирование дополнительного поля пользователя:
Запретите или разрешите редактирование поля.
Если для параметра «Редактировать» установлено значение «Разрешить», то пользователь может редактировать его значение в своем профиле. Исключение — поля типа «Объект», обычные пользователи не смогут сами его редактировать.

Если для параметра «Редактировать» установлено значение «Запретить», то такое поле недоступно для редактирования пользователям. Администратор может редактировать поля на странице «Настройки» → «Пользователи» вне зависимости от выбранного значения параметра «Редактировать».
Программа, блок, юнит
Дополнительные поля программы, блока или юнита всегда редактируемые. Они отображаются в настройках программы, блока и юнита соответственно.

Тип поля

Строка
Выберите этот тип поля, чтобы указывать произвольные значения.
Число
Ввод значений только в числовом формате.
Логический
По умолчанию доступно только 2 варианта — Да или Нет.
Список
В таком типе поля можно указывать несколько значений. Список можно заполнять через импорт CSV-файла. Скачать шаблон таблицы для импорта вы можете здесь.
Дата
Выбор определенной даты через календарь ТренингСпэйс.
Объект
Поле в формате JSON. Может содержать в себе сразу несколько значений в формате: {"field1″:"value1″,"field2″:"value2"}.

Название поля

Укажите название поля, которое будет отображаться в интерфейсе ТренигСпэйс.

Идентификатор на латинице

Укажите ключ поля на латинице. Необходимо для корректной работы поля в базе данных.

Дополнительные фильтры

С помощью дополнительных полей вы и другие пользователи могут создавать индивидуальные фильтры. Как это работает, читайте здесь.
Пример фильтрации по дополнительным полям в разделе «Пользователи».