Раздел «Расписание» — это ваш инструмент для управления обучающими программами. Здесь вы назначаете тренинги, выбираете участников, следите за статусами и вносите изменения при необходимости. Разбираемся, как с этим работать.

Сотрудник, имеющий доступ к расписанию, может назначать время обучения, выбирать участников и тренеров, а также выполнять другие настройки.

Обратите внимание, что доступ к этому разделу есть у нескольких ролей:

Тренер

• Видит все запланированные мероприятия организации.
• Может редактировать только те тренинг-сессии, которые закреплены за ним в системе.

Менеджер по обучению, Руководитель по обучению

• Могут назначать тренеров, выбирать время, приглашать участников.
• Имеют доступ к редактированию и удалению программ своей организации.

Супервизор

• Может просматривать информацию по программам и тренингам.
• Имеет возможность переходить в отдельные тренинг-сессии.

В меню выберите пункт «Настройки» → нажмите на любого участника в разделе «Пользователи». В открывшемся меню, кликните на строку «Роль» и проставьте галочки на нужные роли.

Нажмите на галочку в верхнем меню, когда закончите настройку ролей пользователя.

1. Перейдите в раздел «Расписание». Откройте вкладку «Расписание» в главном меню.

2. Нажмите «Запланировать». Кнопка находится в правом верхнем углу экрана.

3. Настройте параметры планирования.
В окне «Новое планирование» вам будут доступны следующие вкладки: Участники, Параметры мероприятия, Сценарий, Уведомления (доступна только после выбора сценария). Давайте рассмотрим каждую вкладку подробнее.

Первым дело нужно выбрать организацию, в которой хотите запланировать мероприятие.

Далее — выбрать участников, которых нужно подключить к мероприятию. Если их много, можете воспользоваться поисковой строкой или настроить фильтр (Группа, Должность, Город, Возраст, Стаж).

У нужных участников проставляем галочки и нажимаем на кнопку «Добавить».

В этой вкладке вы можете включить два тумблера:

1. Запись по коду
2. Запись через каталог

Переключите каждый, чтобы открыть расширенные настройки.

Запись по коду

Здесь вы можете настроить регистрацию на мероприятие. Например, установить полную регистрацию, в котором участник войти в свой аккаунт, используя почту и пароль, а также заполнить имя и фамилию. В частичной регистрации требуется только имя и фамилия.

Здесь же можно установить лимит участников и поделиться кодом для подключения к комнате проведения мероприятия.

Запись через каталог

В ТренингСпэйс есть раздел «Каталог», который доступен всем участникам. С его помощью сотрудники могут самостоятельно записываться на мероприятия. Здесь вы можете:

• Сделать мероприятия видимым для всех сотрудников.
• Настроить фильтр для определенной группы пользователей.
• Установить лимит на количество участников.

Сначала вам нужно выбрать сценарий, с помощью которого вы будете проводить мероприятие. Нажмите на строку и выберите нужный из списка.

После этого у вас откроются дополнительные настройки:

• Дата — укажите дату начала мероприятия.
• Время — задайте время старта.
• Длительность — рассчитывается автоматически согласно параметрам при создании сценария в конструкторе.
• Организатор — выберите основного тренера.

Здесь же вы можете настроить несколько групп, выбрав дату, время и тренера.

Обратите внимание: этот раздел появится в меню после выбора сценария.

В нем вы сможете настроить уведомления для участников и организаторов, проставив нужные каналы для напоминаний. Например, отправить участникам напоминание о начале мероприятия или записи конспекта.

• Пуш — уведомление внутри платформы.
• Почта — письмо с напоминанием на почту участника, на которую зарегистрирован его аккаунт.

Как только завершите работу с настройками, нажмите на галочку в верхнем меню, чтобы сохранить мероприятие в расписании.

Готовое мероприятие отобразиться в списке.

Все участники, которых вы добавили, получат уведомление о создании мероприятия. При необходимости, вы можете скопировать ссылку на него, нажав на значок ссылки в правом углу строки.

Настройки всегда можно изменить, нажав на название сценария в столбце «Мероприятия». Не забывайте нажать на галочку «Сохранить», когда отредактируете настройки.

В этой же панели можно удалить мероприятие, нажав на значок корзины.

В расписании удаленные мероприятия отметится красной плашкой «В архиве». Участники не смогут его видеть в каталоге, календаре и разделе «Мое обучение».

При необходимости можно снова нажать на название сценария и значок «Восстановить».